Niszczarki tnące dokumenty to urządzenia potrzebne w niejednym biurze. Przy ich zakupie warto jednak zwrócić uwagę na kilka kluczowych parametrów. 

Nie tylko do niszczenia dokumentów 

Niszczarka nie służy wyłącznie do niszczenia arkuszy papieru. Nawet stosunkowo proste niszczarka biurowa jest w stanie uwolnić cię od szeregu innych nośników danych, takich jak karty kredytowe czy płyty CD. Co utylizuje biurowa oraz domowa niszczarka?

  • Papier, najczęściej od 8 do 20 sztuk kartek A4. Istotna jest tutaj czy stosowany poziom zabezpieczeń to P-2 czy P-4. 

  • Karty kredytowe – większość niszczarek ma osobny wlot na „plastiki”; absolutnie kart kredytowych nie powinno się wyrzucać bez poprzedniego ich zniszczenia

  • Płyty CD – również wkładane do osobnego wlotu; w wielu firmach nadal jeszcze są płyty CD, na których zapisane są różne dokumenty — koniecznie trzeba je zniszczyć przed wyrzuceniem 

  • Zszywacze i zszywki – tej funkcji nie ma każda niszczarka; tego typu funkcjonalność pojawia się tylko w tych najbardziej zaawansowanych urządzeniach, tutaj kluczowe są noże, które poradzą sobie z takimi elementami. 

Sprawdź ranking niszczarek na: https://www.euro.com.pl/artykuly/wszystkie/artykul-niszczarki-do-papieru-ranking.bhtml

Jaką niszczarkę do papieru wybrać?

Pytanie o to, jaka niszczarka do biura będzie najlepszym rozwiązaniem, nie ma jednej odpowiedzi. Wiele bowiem zależy tutaj przede wszystkim od specyfiki twojej pracy. Oczywiście znaczenie będzie mieć pojemność kosza, wydajność niszczarki, jej zdolność do pracy ze ściśle tajnymi informacjami lub też niszczenie zszywek. W jednym biurze sprawdzi się jednak mini niszczarka, w innym do niszczenia dokumentów papierowych będzie potrzebne bardzo wydajne urządzenie. Warto o tym pamiętać przy wyborze niszczarki. Oczywiście można kierować się ceną, natomiast w przypadku niszczarek bardzo często uzależniona jest ona właśnie od wydajności i odpowiedniego poziomu tajności, jaki gwarantuje. Pamiętaj, że zgodnie z RODO oraz innymi aktami prawnymi dotyczącymi ochrony danych nie możesz niszczyć wszystkich dokumentów w ten sam sposób. Umowa z klientem, zawierająca jego dane osobowe musi zostać zniszczona w tzw. wyższej klasie bezpieczeństwa niż na przykład notatka z cotygodniowego spotkania zespołu. Nie wszystkie tanie niszczarki można stosować na przykład do dokumentów tajnych. Przy bardzo dużym obronie dokumentami, potrzebna może się okazać niszczarka przemysłowa. Można także rozważyć wtedy korzystanie z outsourcingu w niszczeniu dokumentów. W większości przypadków najlepsze niszczarki biurowe spełniają jednak większość potrzeb firmowych: https://www.euro.com.pl/niszczarki,_HSM.bhtml

Na co zwrócić uwagę, wybierając niszczarki dokumentów

Pierwsza rzecz, na którą koniecznie trzeba zwrócić uwagę, oceniając różne rodzaje niszczarek, to stopień tajności dokumentów, jakie można niszczyć w konkretnym urządzeniu. Wyróżnia się przede wszystkim dwa:

  • poziom zabezpieczeń P-2 czyli cięcie w paski ok. 6-milimetrowem, jest to tzw. metoda wewnątrzbiurowa czy domowa, natomiast nie można z jej pomocą niszczyć dokumentów zawierających dane wrażliwe, osobowe itp., ponieważ zgodnie z przepisami RODO może to stanowić naruszenie prawa.

  • poziom zabezpieczeń P-4 czyli metoda pozwalająca uzyskać znacznie drobniejsze ścinki, mowa tutaj o siekaniu na kawałeczki 2,5 x 0,6 cm; zamiast 35 kawałków z kartki A4, które dostaje się przy niszczeniu P-2, tutaj uzyskuje się około 400 kawałków, co sprawia, że ułożenie z nich jakiejkolwiek treści jest praktycznie niemożliwe. To zdecydowanie lepsze i bezpieczniejsze rozwiązania stosowane do wrażliwych danych.

Ważnym kryterium oceny powinien być także pojemnik na papier. Ważna jest nie tylko jego wielkość pojemnika, ale i lekkość. Trzeba bowiem pamiętać, że trzeba go będzie przenosić i opróżniać. Dobrym rozwiązaniem jest także urządzenie, które posiada osobne pojemniczki na papier oraz resztki po plastikowych kartach i płytach CD, dzięki temu segregacja jest łatwiejsza. 

Spójrz także na dane silnika niszczarki. Powinien być on odpowiednio mocny, szczególnie jeśli chcesz, aby poradził sobie on z większą ilością dokumentów. Ważna jest jednak również jego energooszczędność, szczególnie w kontekście rosnących cen energii. Praca silnika przełoży się wprost na wydajność urządzenia. Najdroższe i najlepsze niszczarki potrafią zniszczyć 100-500 stron, podstawowe modele jednorazowo niszczą zaś około 10 kartek. Dla sporej części biur optymalnym rozwiązaniem są średniej klasy urządzenia niszczące 20-30 kartek jednocześnie. 

W przypadku pracy niszczarki bardzo ważne są zabezpieczenia:

  • przed przegrzaniem silnika, które zaczyna działać, gdy silnik pracuje zbyt intensywnie;

  • przed zacinaniem — zatrzymanie pracy noży, jeśli dojdzie do dotknięcia szczeliny, gdzie umieszcza się dokumenty przez człowieka lub zwierzę;

  • uniemożliwiające włożenie zbyt wielu kartek naraz, co chroni przed ich zakleszczeniem,

  • cofania dokumentów, co przydaje się, gdy dokumenty już zakleszczą się w urządzeniu.

Dokumenty poufne — jak je niszczyć?

Pamiętaj, że poziomy tajności są różne. W większości firm poziom P-4 jest absolutnie wystarczający, natomiast są także firmy operujące na bardziej wrażliwych danych. Może się więc okazać, że niszczarka biurowa o klasie tajności P-4 to za mało. Jeśli masz wątpliwości, skorzystaj z pomocy specjalisty zajmującego się RODO oraz ochroną danych i upewnij się, że nie potrzebujesz bardziej zaawansowanego sprzętu.